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Home-Office-Archivierungslösungen

Egal, ob sie von zu hause aus arbeiten oder einfach nur ihre monatlichen rechnungen bezahlen, die organisation des zimmers ist entscheidend, wenn sie einen effizienten arbeitsplatz w√ľnschen. Die schaffung eines effektiven ablagesystems stellt oft die gr√∂√üte herausforderung dar, wenn es um die organisation von heimb√ľros geht, denn neue unterlagen und dokumente scheinen sich zu h√§ufen...

Home-Office-Archivierungslösungen


In Diesem Artikel:

Erstellen von Ablagebereichen können Sie davon abhalten, Ihre Schränke nach Papierkram zu durchsuchen.

Erstellen von Ablagebereichen können Sie davon abhalten, Ihre Schränke nach Papierkram zu durchsuchen.

Egal, ob Sie von zu Hause aus arbeiten oder einfach nur Ihre monatlichen Rechnungen bezahlen, die Organisation des Zimmers ist entscheidend, wenn Sie einen effizienten Arbeitsplatz w√ľnschen. Die Schaffung eines effektiven Ablagesystems stellt oft die gr√∂√üte Herausforderung dar, wenn es um die Organisation von Heimb√ľros geht, da sich t√§glich neue Dokumente und Dokumente ansammeln. Wenn Sie Probleme mit dem Ablagesystem Ihres Home Offices haben, k√∂nnen Sie mit ein paar einfachen √Ąnderungen an Ihrem Setup und Ihrer Routine von einem Berg von Unordnung auf Ihrem Schreibtisch zu ordentlichen, organisierten Aktenschr√§nken wechseln.

Erstellen Sie Anmeldezonen

Der beste Weg, um Dateien in Ihrem Home-Office zu organisieren, ist das Erstellen von Ablagebereichen. Wenn Sie Dokumente gruppieren, wissen Sie immer, wo Sie Papierkram in Ihrem Raum finden und finden. Einige gebr√§uchliche Kategorien f√ľr das Ablegen von Zonen umfassen pers√∂nliche Dokumente wie Sozialversicherungskarten, Geburtsurkunden und Heiratsurkunden; Finanzgegenst√§nde wie Kontoausz√ľge und Kreditkartenrechnungen; Steuerformulare und Quittungen; Versicherungen und Dokumente; und Schul- und Bildungsmaterialien. Abh√§ngig davon, wie viel Sie ablegen m√ľssen, k√∂nnen Sie einen ganzen Aktenschrank oder eine Schublade einer einzelnen Zone zuweisen. Wenn Sie Kategorien kombinieren, kann ein farbcodiertes Dateisystem hilfreich sein. Verwenden Sie Ordner oder Etiketten in verschiedenen Farben f√ľr jede Zone, so dass Sie sofort nach bestimmten Dokumenten suchen k√∂nnen, wenn Kategorien in einer Schublade gemischt werden.

T√§gliche Wartung durchf√ľhren

Mit t√§glichen Postzustellungen k√∂nnen sich Papierdokumente schnell auf dem Schreibtisch in Ihrem B√ľro zu Hause aufbauen. Wenn Sie nicht oben auf Ihrer Ablage bleiben, ist es leicht, mit einem durcheinandergeworfenen Stapel von Dokumenten zu enden, die Ihren Schreibtisch √ľberfluten. Um sich selbst zu organisieren und sicherzustellen, dass Sie niemals wichtige Unterlagen verlegen, sollten Sie sich am Anfang oder am Ende eines jeden Tages ein paar Minuten Zeit nehmen, um die an diesem Tag gesammelten Dokumente abzulegen. Wenn es m√∂glich ist, tippe es gleich nach dem √Ėffnen deiner Mail, damit du den Papierkram sofort dort ablegen kannst, wo er hingeh√∂rt. In einem besonders besch√§ftigten Heimb√ľro m√∂chten Sie vielleicht jeden Tag zwei Archivierungssitzungen anstreben.

Halten Sie Zubehör Handlich

W√§hrend Sie versuchen k√∂nnen, eine Routine der t√§glichen Wartung in Ihrem Home-Office zu bleiben, sind Sie weniger wahrscheinlich auf Ihrer Ablage zu bleiben, wenn Sie st√§ndig nach Archivierungsbedarf suchen oder auf die andere Seite des Raumes gehen m√ľssen, um sie zu bekommen. Wenn Sie Verbrauchsmaterial wie Aktenordner, Etiketten und Tabs in der N√§he Ihres Schreibtisches oder Aktenschranks aufbewahren, sind Sie immer bereit, zu dem Zeitpunkt zu archivieren, zu dem Sie es w√ľnschen. Sie m√ľssen jedoch nicht unbedingt eine ganze Schachtel mit Ordnern und Etiketten auf Ihrem Schreibtisch aufbewahren. Halten Sie eine Handvoll auf Ihrem Schreibtisch oder auf der Oberseite Ihrer Schr√§nke und lagern Sie den Rest der Box in einem Schrank oder Schrank. Es ist auch eine gute Idee, einen M√ľlleimer und einen Aktenvernichter in der N√§he Ihres Schreibtisches zu haben, so dass Sie leicht Papierkram loswerden k√∂nnen, den Sie nicht mehr brauchen.

Nutzen Sie die Vorteile der Technologie

Wenn Sie selbst mit einem organisierten Ablagesystem immer noch in Papierkram schwimmen, nutzen Sie die Technologie, die es Ihnen erm√∂glicht, papierlos zu arbeiten. Viele Finanzinstitute bieten papierlose Abrechnungen an, mit denen Sie einfach eine PDF-Datei Ihrer monatlichen Kontoinformationen herunterladen k√∂nnen, so dass Sie sie auf Ihrem Computer und nicht in einem B√ľro speichern k√∂nnen. Websites und Software sind ebenfalls verf√ľgbar, mit denen Sie vorhandene Papierdokumente wie Quittungen, Visitenkarten und Familienfotos einscannen k√∂nnen, so dass Sie keine gedruckten Exemplare bereithalten m√ľssen. Wenn Sie sich jedoch daf√ľr entscheiden, diese Technologie zu verwenden, sichern Sie die Informationen jeden Monat, damit Sie nichts verlieren, wenn ein Problem mit Ihrem Computer auftritt. Holen Sie sich eine externe Backup-Festplatte, wenn Sie viele Dokumente speichern m√ľssen, und stellen Sie sicher, dass Ihre Dateien regelm√§√üig gesichert werden.


Video-Guide: Digitale Archivierung.

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